HOBİM Arşivleme ve Basım Hizmetleri A.Ş. Genel Müdürü Ahmet Tosunoğlu, dijital arşiv üzerine yürüttükleri çalışmalar ve hedeflerine dair SavunmaTR’ye özel açıklamalarda bulundu.
SavunmaTR’ye HOBİM Arşivleme ve Basım Hizmetleri A.Ş.’ye ilişkin açıklamalar yapan ve hangi alanlarda hizmet verdiklerinden bahseden Ahmet Tosunoğlu, arşiv dijitalleşme sürecinde ne seviyede olduklarından bahsetti:
"1976 yılında kurulan HOBİM Arşivleme ve Basım Hizmetleri A.Ş. fiziksel ve elektronik arşiv, sayısallaştırma, veri kayıt, ofset basım ve zarf üretim, dijital basım ve zarflama, çağrı merkezi, doküman yönetimi, dijital belge sıkıştırma ve güvenli elektronik imza alanlarında hizmet vermektedir. Hizmet verdiğimiz alanlardan veri kayıt, sayısallaştırma ve elektronik arşiv faaliyetleri arşiv dijitalleşme sürecini ifade etmektedir. Biz bunu evrak yaşam döngüsü olarak adlandırıyoruz. Regülasyon gereği finans, telekomünikasyon, sağlık, enerji ve sigortacılık gibi kritik sektörler belgelerini fiziksel olarak saklamak zorunda oldukları gibi aynı zamanda veriye daha hızlı ulaşmak için dokümanlarını sayısallaştırmaktadırlar. HOBİM olarak deneyimli ve yetkin kadromuzla müşterilerden gelen çeşitli formattaki belgeler, müşteri talepleri doğrultusunda veri kayıt işlemi yapılmaktadır. Veri kayıt işleminden geçen belgeler tarama aşamasından geçerek indekslenir ve kaydı yapılan datalar ile eşleştirilir. Tarama sürecinde OCR-ICR teknolojisi kullanılarak istenilen metinler otomatik olarak veri tabanı aktarılır. Sayısallaştırılan belgeler ister HOBİM sunucularında ister müşteri sunucularında muhafaza edilir."
"Belgelerini sayısallaştıran şirketler iş gücünden tasarruf edecek"
Dijital dönüşümün hayatın her alanını temelden etkilediğine değinen Tosunoğlu, arşiv dijitalleşmesi ile hizmet verdikleri şirketlere sağladıkları katkıları anlattı:
"Bilgi ve iletişim teknolojilerinde meydana gelen yenilikler, sosyal hayatı etkilediği gibi iş hayatını da etkilemektedir. İş hayatındaki bu değişim mobil teknolojiden siber güvenliğe, büyük veri yönetiminden bulut bilişime kadar hemen her konuda dijital dönüşümü ifade etmektedir. Dijital dönüşüm, bir kurumun, şirketin veya yapının dijital çağa ayak uydurmak için pazarlamasından iş modellerine, otomasyonundan organizasyon yapısı ve yönetim şekline kadar her sürecini yeni dünya araçları ile yapılandırmasıdır. Dijital dönüşüm araçlarının kullanım oranı arttıkça ve dijital dönüşüm uygulamaları zenginleştikçe yaptığınız yatırımın geri dönüşümünü alırsınız. Kritik sektörlerin yanı sıra perakende, eğitim, turizm, kargo ve e-ticaret gibi farklı sektörlerde birçok önemli projeye imza atan HOBİM, dijital dönüşüme katkı sağlayacak veri kayıt, sayısallaştırma, elektronik arşiv ve dijital doküman sıkıştırma çözümleri ile kurumları rekabette bir adım öne geçmelerini sağlamaktadır. Dolayısıyla HOBİM aracılığı ile belgelerini sayısallaştıran şirketler hem iş gücünden tasarruf etmiş hem de kendi iş önceliklerine odaklanmış olurlar. Bu sayede kurumlarda verimlilik artışı sağlanır ve personel maliyetleri azalır."
"2021 yılında robot teknolojisi ile hedeflediğimiz daha az maliyetle sunmayı planlıyoruz"
Şirketin sahip olduğu nitelikli insan gücüne ve hedeflerine değinen Tosunoğlu, robot teknolojisi üzerine hedeflerinden bahsetti ve “Belgelerin sayısallaştırılması sürecinde özellikle veri kayıt ve tarama işlemlerinde ciddi sayıda insan kaynağına ihtiyaç duyulmaktadır. Şirketimizde günde on binlerce belge kayıt altına alınmakta ve taranmaktadır. Müşterilerimize hızlı ve kaliteli hizmet verebilmek için hem güçlü teknik altyapıya hem de nitelikli insan gücüne sahip olmanız gerekmektedir. Bu özelliklere sahip olan bir şirket olarak müşterilerimize kesintisiz hizmet vermek için çalışıyoruz. HOBİM bünyesinde 200 kişilik uzman arşiv ekibiyle müşterilerimize hizmet vermekteyiz. Artan müşteri taleplerine ve büyüyen iş hacmine karşılık özellikle veri kayıt tarafında son bir yıldır robot teknolojisi üzerinde çalışma yapıyoruz. 2021 yılında robot teknolojisi ile hedeflediğimiz sektörlerde kaliteli hizmeti daha az maliyetle sunmayı planlıyoruz.” dedi.
"Biyometrik imza, ıslak imzalı belgelere kıyasla taklidi daha zordur ve belgelerde sahtecilik riskini azaltır"
Çalışmaları devam eden Biyometrik İmza ile ilgili açıklamalarda bulunan Tosunoğlu, Biyometrik İmza sisteminin artılarından bahsetti:
"HOBİM olarak faaliyet gösterdiğimiz alanlardan birisi de 'güvenli elektronik imza' çözümleridir. Güvenli elektronik imza çözümlerimiz altında 'Biyometrik İmza' ve 'TC Kimlik Kartı Doğrulama ve Doküman İmzalama' hizmetlerimiz bulunmaktadır. Bu iki çözüm, süreçlerini dijital ortamda yürütmek isteyen kamu ve özel sektöre yönelik çözümlerimizdir. Biyometrik İmza uygulaması; tablet veya mobil cihaz aracılığıyla dijital bir kalemle dokümanın imzalanmasını sağlar. Bu dijital imza ile basınç, hız, ivme, koordinat ve zaman damgası ile biyometrik parametrelerin içinde bulunduğu mühürlenmiş bir PDF dosyası oluşturulur. Böylece dokümandaki imza ve içerik ayrılmaz bir bütün oluşturur ve imzalanan dokümanlarda herhangi bir değişiklik yapmak mümkün olmaz. Biyometrik imza, ıslak imzalı belgelere kıyasla taklidi daha zordur ve belgelerde sahtecilik riskini azaltır. Ayrıca biyometrik imzanın, süreçlerin dijital ortama kolayca aktarılması, operasyonel maliyetlerin azaltılması, kağıt ihtiyacını ortadan kaldırarak doğal çevrenin korunması gibi birçok faydası bulunmaktadır."
"Yeni nesil kimlik kartı ülkemizin dijital dönüşümüne önemli katkı sağlayacaktır"
T.C. Kimlik Kartı Doğrulama ve Doküman İmzalama’nın artılarından bahseden Tosunoğlu, "Güvenli elektronik imza çözümlerimiz altında bulunan bir diğer faaliyetimiz ise ‘TC Kimlik Kartı Doğrulama ve Doküman İmzalama’ hizmetimizdir. TC Kimlik Kartı Doğrulama ve Doküman İmzalama uygulaması ise; standart kart okuyucu kullanılarak TC elektronik kimlik kartı doğrulama ve kimlik kartı içinde bulunan Nitelikli Elektronik Sertifika ile PDF dokümanı imzalama işlemi yapılmasını sağlar. Özellikle bu uygulama Türkiye’de yeni nesil kimlik kartı dönüşümü ile birlikte ülkemizin dijital dönüşümüne önemli katkı sağlayacaktır. ‘Güvenli elektronik imza’ ifadesi Elektronik Haberleşme Sektörüne İlişkin Tüketici Hakları Yönetmeliği’nde geçmektedir. Bu ifade elektronik haberleşme sektöründe olduğu gibi başta finans, enerji, sağlık ve sigortacılık olmak üzere diğer sektörlerde de hayata geçeceğini düşünüyorum. Güvenli elektronik imzanın yaygınlaşması için hem regülatif kurumlar hem de kamu kurumlarının bir araya gelerek Türkiye’nin dijitalleşmesinin önünü açacak adımlar atacağına inanıyorum. Güvenli elektronik imza çözümlerimiz ile hem Türkiye’nin dijitalleşmesine katkı sağlamak hem de HOBİM’in e-dönüşüm çözümlerini yaygınlaştırmak istiyoruz. Bunun için AR-GE çalışmalarımıza hız kesmeden devam ediyoruz.” ifadelerini kullandı.
"Kovid-19 sürecine rağmen hizmetlerimizde kesintisiz iş sürekliliğini sağladık"
Halihazırda sürdürdükleri çalışmalarla ilgili bilgiler veren Tosunoğlu, pandemi sürecini nasıl yürüttüklerinden ve yatırım hedeflerinden bahsederek sözlerini sonlandırdı:
"Dijital dönüşümün getirdiği yenilikler birçok alanda kurumların gelişimine katkı sağlamasına ve özelikle dijital süreçlerin hayatımızı kolaylaştırmasına rağmen ister regülasyon gereği olsun ister kıymetli evrakların saklanması amacıyla olsun şirketler tarafından basılı belgelerin saklanması günümüzde hala büyük bir önem taşımaktadır. HOBİM, 40.000 m2 modern fiziksel arşiv tesislerinde 2.000.000+ kutu, yaklaşık 3 milyar adet dijital belge depolamaktadır. 2020 yılında ülkemizi ve dünyamızı etkisi altına alan Kovid-19 salgını sebebiyle meydana gelen ekonomik daralmaya rağmen hizmet verdiğimiz kamu, telekomünikasyon, sağlık ve finans gibi kritik sektörlere kesintisiz hizmet vermeye devam ederek hem hizmetlerimizde kesintisiz iş sürekliliğini sağladık hem de yatırımlarımıza devam ettik. 2020 yılı başında fiziksel arşiv depolarımıza bir yenisini daha ekledik ve dördüncü depomuzu müşterilerimizin hizmetine sunduk. Bu sene ve gelecek yıllar için fiziksel arşiv alanında ürün çeşitliliğini artırarak yatırımlarımız devam etmeyi ve daha geniş kitlelere hizmet götürmeyi planlıyoruz. Gelecek üç yılda hizmet verdiğimiz tüm alanlarda kapasite olarak büyümeyi hedeflediğimiz gibi ürün çeşitliliğini artırarak daha fazla sektöre, firmaya ve kişilere ulaşmayı planlıyoruz. Bu büyümeyi gerçekleştirmek için insan, süreç ve teknoloji yatırımlarını hayata geçirerek sadece ülkemizde değil yurt dışı satış kanallarımızı geliştirip, ihracat gelirlerimizi artırmak istiyoruz."
